Kebijakan Privasi Syntherion

Pengendali data pribadi adalah:

• Nama: PT Syntherion Global Nusantara
• Alamat: Jl. Rancagoong, Kampung Cipaku, Kel. Sukawangi, Kec. Warungkondang, Kabupaten Cianjur - 43261, Indonesia (ID)
• Email kontak privasi: privacy@syntherion.co.id
• Petugas Pelindungan Data Pribadi: Abdilah Sammi (abdilah.sammi@syntherion.co.id)

a. Data yang Anda berikan langsung

• Nama, alamat email, nomor telepon, nama perusahaan, dan jabatan
• Informasi akun (nama pengguna dan kata sandi terenkripsi)
• Isi pesan atau formulir kontak, permintaan demo, atau langganan newsletter
• Informasi pembayaran dan penagihan (jika berlaku), yang diproses oleh penyedia pembayaran pihak ketiga, yaitu Paylabs (paylabs.co.id)
• Data lain yang Anda kirimkan saat berkomunikasi dengan kami

b. Data yang dikumpulkan otomatis

• Alamat IP, jenis perangkat, sistem operasi, jenis dan versi browser
• Halaman yang dikunjungi, durasi kunjungan, tautan yang diklik, dan situs rujukan
• Data lokasi perkiraan (tingkat kota/negara) berdasarkan alamat IP
• Data cookie dan teknologi pelacakan serupa (lihat Bagian 8)

c. Data dari pihak ketiga

• Data dari mitra bisnis atau sumber yang tersedia untuk umum

Kami tidak dengan sengaja meminta data pribadi yang bersifat spesifik (misalnya kesehatan, biometrik, atau keyakinan agama) kecuali diperlukan dan Anda telah memberikan persetujuan.

Kami memproses data pribadi Anda untuk tujuan berikut:

Kami tidak menjual data pribadi Anda. Kami dapat membagikannya kepada:

• Penyedia layanan (prosesor data) yang membantu operasional kami, seperti penyedia infrastruktur cloud (Amazon Web Services/AWS dan Tencent Cloud), email, pembayaran (Paylabs), dan dukungan pelanggan. Mereka hanya boleh memproses data sesuai instruksi kami dan wajib menjaga kerahasiaannya.
• Afiliasi kami, sebatas diperlukan untuk menyediakan Layanan.
• Penasihat profesional (hukum, akuntan, auditor) dengan kewajiban kerahasiaan.
• Otoritas yang berwenang, jika diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, atau proses hukum yang sah.
• Pihak yang terlibat dalam transaksi korporasi (merger, akuisisi, atau penjualan aset), dengan pemberitahuan kepada Anda jika terjadi perubahan penguasaan data.
• Pihak lain dengan persetujuan Anda.

Untuk menyediakan Layanan, kami menggunakan infrastruktur cloud pihak ketiga dengan susunan sebagai berikut:

• Database: disimpan di Amazon Web Services (AWS) pada wilayah (region) Jakarta, Indonesia.
• Penyimpanan file (misalnya foto dokumentasi): disimpan pada bucket Amazon S3 di wilayah Jakarta, Indonesia. File ini disajikan melalui jaringan distribusi konten Amazon CloudFront, sehingga salinan sementara (cache) dapat berada di lokasi edge CloudFront di berbagai negara.
• Hosting aplikasi: server aplikasi dijalankan pada Tencent Cloud di wilayah (region) Jakarta, Indonesia. Data yang Anda kirim atau terima melalui aplikasi dan situs web diproses pada server tersebut. Penyimpanan permanen data pribadi Anda dilakukan di database dan bucket S3 di AWS Jakarta sebagaimana dijelaskan di atas.

Dengan demikian, seluruh infrastruktur utama kami (database, penyimpanan file, dan server aplikasi) berlokasi di wilayah Indonesia (Jakarta). Salinan sementara file dapat berada di lokasi edge CloudFront di berbagai negara untuk keperluan percepatan distribusi konten. Kami memastikan bahwa pemrosesan dan transfer data tersebut dilakukan dengan perlindungan yang memadai sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, antara lain melalui perjanjian dengan penyedia layanan, kontrol akses, dan enkripsi saat data dikirim. Dengan menggunakan Layanan, Anda memahami ketentuan tersebut.

Kami dapat menambah atau mengganti penyedia cloud dan lokasi server dari waktu ke waktu. Setiap perubahan yang berdampak material akan tercermin dalam pembaruan Kebijakan Privasi ini.

Kami menyimpan data pribadi Anda selama diperlukan untuk tujuan yang dijelaskan dalam Kebijakan ini, selama akun Anda aktif, atau selama diwajibkan oleh hukum (misalnya untuk keperluan perpajakan dan akuntansi). Setelah tidak diperlukan lagi, data akan dihapus atau dianonimkan dengan aman.

Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang wajar, antara lain enkripsi saat transit, kontrol akses berbasis peran, pemantauan keamanan, dan pencadangan berkala. Namun, tidak ada metode transmisi atau penyimpanan data yang sepenuhnya aman. Apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan memberitahu Anda dan otoritas terkait sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Kami menggunakan cookie dan teknologi serupa untuk:

• Cookie esensial: agar situs berfungsi (misalnya sesi login dan keamanan)
• Cookie preferensi: mengingat pengaturan Anda

Anda dapat mengatur atau menonaktifkan cookie melalui pengaturan browser Anda. Saat ini kami tidak menggunakan cookie analitik. Menonaktifkan cookie tertentu dapat memengaruhi fungsi Layanan.

Sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan peraturan terkait, Anda berhak untuk:

• Memperoleh informasi tentang kejelasan identitas, dasar hukum, dan tujuan pemrosesan data Anda
• Mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda
• Melengkapi, memperbarui, dan/atau memperbaiki kesalahan data Anda
• Menghapus atau memusnahkan data pribadi Anda
• Menarik persetujuan yang telah diberikan
• Mengajukan keberatan atas keputusan yang semata-mata berdasarkan pemrosesan otomatis
• Menunda atau membatasi pemrosesan data pribadi
• Menuntut ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data sesuai ketentuan hukum
• Memperoleh dan/atau menggunakan data Anda dalam bentuk yang lazim digunakan (portabilitas data)

Untuk menggunakan hak tersebut, hubungi kami di privacy@syntherion.co.id. Kami akan menanggapi dalam jangka waktu yang ditentukan peraturan yang berlaku dan dapat meminta verifikasi identitas terlebih dahulu.

Layanan kami tidak ditujukan bagi anak di bawah usia 18 tahun, dan kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak tanpa persetujuan orang tua atau wali. Jika Anda mengetahui bahwa anak Anda telah memberikan data kepada kami, silakan hubungi kami agar data tersebut dapat dihapus.

Layanan dan aplikasi kami dapat memuat tautan ke situs atau layanan pihak ketiga. Kami tidak bertanggung jawab atas praktik privasi pihak tersebut. Kami menganjurkan Anda membaca kebijakan privasi mereka.

Selain ketentuan umum di atas, ketentuan berikut berlaku bagi pengguna aplikasi kami.

a. GuardSync (Aplikasi Guard Tour)

GuardSync digunakan untuk mencatat dan memantau aktivitas patroli petugas keamanan pada lokasi (site) tertentu. Pengguna aplikasi terdiri dari Officer (petugas keamanan) dan Supervisor (pengawas). Data yang kami proses meliputi:

• Data akun dan penugasan: nama, employee ID, alamat email, peran (Officer/Supervisor), serta daftar site yang ditugaskan kepada Anda.
• Data sesi patroli: waktu mulai dan selesai patroli, site tempat patroli, dan status sesi.
• Data kunjungan checkpoint: hasil pemindaian QR Code checkpoint, waktu kunjungan, kondisi area (AMAN, WASPADA, atau DARURAT), dan catatan yang Anda isi.
• Foto dokumentasi: foto diambil langsung melalui kamera aplikasi (bukan dari galeri) dan dapat diberi watermark untuk menjaga keaslian dokumentasi. Foto dapat tanpa sengaja memuat gambar orang lain atau area tertentu di lokasi.
• Data lokasi (GPS): koordinat dikirim pada saat sesi patroli dan saat pengiriman laporan kunjungan, hanya jika Anda memberikan izin lokasi. *GuardSync tidak melakukan pelacakan lokasi di latar belakang (background location tracking).*
• Data logbook harian: entri aktivitas seperti pemantauan rutin, pencatatan barang masuk/keluar, kerusakan fasilitas, potensi bahaya, dan insiden, beserta statusnya (active, closed, accepted).
• Data review dan audit: status tindak lanjut laporan oleh Supervisor (REVIEWED, ESCALATED, RESOLVED) beserta riwayat perubahannya untuk keperluan audit.
• Data teknis: token autentikasi (disimpan di penyimpanan aman perangkat), status koneksi jaringan, dan log keamanan.

Tujuan pemrosesan: memverifikasi kunjungan patroli, mendokumentasikan kondisi lapangan, memberikan visibilitas kepada Supervisor, menyimpan riwayat patroli dan laporan insiden, serta menjaga keamanan dan akuntabilitas operasional.

Siapa yang dapat melihat data Anda: Supervisor pada site yang sama, serta administrator organisasi (perusahaan pengguna GuardSync, misalnya perusahaan jasa keamanan atau pengelola lokasi) melalui portal web. Data patroli merupakan data aktivitas kerja sehingga dapat dilihat dan digunakan oleh pemberi kerja Anda untuk keperluan operasional dan evaluasi kepatuhan.

Peran para pihak: PT Syntherion Global Nusantara bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi atas data yang diproses melalui GuardSync. Seluruh pemrosesan dilakukan secara internal oleh Syntherion, dengan memanfaatkan infrastruktur cloud pihak ketiga sebagaimana dijelaskan pada Bagian 4 dan 5. Permintaan terkait hak data Anda dapat diajukan langsung kepada kami di privacy@syntherion.co.id atau melalui pemberi kerja Anda, dan kami akan menindaklanjutinya.

Keamanan GuardSync: koneksi ke server menggunakan SSL pinning untuk mencegah penyadapan (MITM); token disimpan menggunakan Keychain (iOS) atau KeyStore (Android); refresh token dirotasi setiap kali diperbarui; dan payload QR ditandatangani serta divalidasi oleh server.

b. Izin (Permission) Aplikasi

Aplikasi dapat meminta izin akses pada perangkat Anda. Kami hanya meminta izin yang diperlukan:

• Kamera: memindai QR Code checkpoint dan mengambil foto dokumentasi.
• Lokasi: mengambil koordinat GPS saat sesi patroli dan pengiriman laporan; tidak dilacak di latar belakang.
• Jaringan: mengirim dan menerima data dari server. Aplikasi memerlukan koneksi internet untuk operasional utamanya.

Anda dapat mengelola atau mencabut izin melalui pengaturan perangkat, namun beberapa fitur, seperti pemindaian QR, foto dokumentasi, atau pencatatan lokasi, mungkin tidak dapat berfungsi.

c. Data Teknis Aplikasi

Kami dapat mengumpulkan laporan kerusakan (crash report), data performa, dan versi aplikasi untuk memperbaiki stabilitas dan keamanan aplikasi. Pengumpulan dan pemrosesan data ini dilakukan secara internal oleh Syntherion, tanpa menggunakan layanan crash reporting atau analitik pihak ketiga.

d. Penghapusan Akun dan Data

Anda dapat meminta penghapusan akun dan data dengan menghubungi privacy@syntherion.co.id. Penghapusan data akun dan data patroli dapat bergantung pada kebijakan retensi organisasi pemberi kerja Anda. Data tertentu tetap kami simpan selama diwajibkan oleh hukum atau untuk keperluan audit (misalnya kepatuhan dan riwayat laporan insiden).

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan material akan diumumkan melalui situs atau email, dan tanggal "Terakhir diperbarui" di atas akan disesuaikan. Penggunaan Layanan setelah perubahan berlaku berarti Anda menerima kebijakan yang telah diperbarui.

Jika Anda memiliki pertanyaan, keluhan, atau permintaan terkait privasi:

PT Syntherion Global Nusantara

Email: privacy@syntherion.co.id

Alamat: Jl. Rancagoong, Kampung Cipaku, Kel. Sukawangi, Kec. Warungkondang, Kabupaten Cianjur - 43261, Indonesia (ID)

Petugas Pelindungan Data Pribadi: Abdilah Sammi

Email Petugas Pelindungan Data Pribadi: abdilah.sammi@syntherion.co.id